政府系统办公自动化建设规律初探

陈振环  2002-10-11 11:39:23
内容提要：本文回顾了我国办公自动化事业十多年来的发展，总结出了OA建设与应用等“十大关系”，对办公自动化系统开发和应用的内在规律做了有益的探索。

    关键词：办公自动化十大关系内在规律
?  规律是事物内部普遍的、稳定的、重复出现的本质关系或本质之间的关系。办公自动化是新兴事物，也有其内在的规律。什么是政府系统办公自动化建设的内在规律，或换言本质关系、本质间的关系呢？回顾我国政府系统办公自动化建设从无到有、从小到大、从简单到复杂、从低级到高级的十几年发展历程，个中滋味，相信凡是过来人都有不少切身体会。这里不惮浅陋，推出办公自动化建设的“十大关系”供诸君斧正,同时也希望能作为一种有益的探索，对今后的系统建设有所帮助。?
　  一、建设与应用的关系?
    如果说五年前还有一些单位和领导因不大了解办公自动化系统，担心花钱又很难取得成效，而决定“韬光养晦”一段再说的话，现在可能就觉得必须要抓紧建设了。但经常有的单位与我们电话交流了几次，赴外地考察学习一番，回来依样画葫芦：经费申请了，设备、软件买来安装了，培训班也办了，可就是无法像人家一样成功地用起来。原因何在呢？我觉得关键在于理解并处理好建设与应用的关系。建设应该首先出于并基于内在的应用需要，表现为包括领导在内的整个机关对办公自动化有了一定的认识，迫切要求应用现代化的手段提高办事效率和工作质量，达到提高整体管理水平的目的。其次，要充分认识建设是手段，是达到目标的过程，而应用是建设的原动力和目标，是检验建设成效的唯一标准。我们常说系统建设要以应用为先导，就是这个道理。再其次，建设不是一蹴而就的，随着信息技术的发展和应用观念、认识的不断转变、提高，既会有规模较大的一次性建设，在应用过程中也会经常穿插目的在于不断完善与提高的“小打小闹”式建设。建设与应用自始至终处于“矛盾-磨合-再矛盾-再磨合”的状态，循环往复，其发展轨迹呈螺旋式上升。因此，以任何简单攀比，或认为像购买电视机一样容易的心态对待复杂的办公自动化系统建设和应用实际，就难免不断交“学费”。
　
    二、高层服务与基础积累的关系?
    政府系统办公自动化建设的服务对象首先是政府首脑和机关，这就要求办公自动化应用项目贴近领导和机关的办公决策活动，能够直接提供实时服务自是最好。要提供好的服务，就必须拥有足够先进的手段和信息资源。然而冰冻三尺非一日之寒，没有基础建设的积累，如：能熟练使用电脑办公的工作人员、四通八达的计算机网络、随时随地可供调阅的电子信息数据资源，以及各种必需的设备设施和软件，等等，恐怕是心余力竭或事倍功半。但尖锐的矛盾是，一方面要兢兢业业、埋头苦干，在网络建设、系统运行管理、培训、数据积累等领域做大量的基础积累工作，另一方面在基础工作远未算完善时要急于见到成效、要为领导提供实实在在的服务。经常处于这种矛盾和压力下的滋味非亲历其境不能体会，但我们总不能等到系统建设至善至美时才向领导和机关提供高层次的服务。因此，要解决这一矛盾，一是只有抓紧并加快基础建设的步伐，二是自始至终要以领导急需解决的问题作为突破口，争取事半功倍的效果。除此之外，只能是恒心加耐心，以及从事办公自动化工作者对事业的奉献和牺牲精神了。?
　
    三、系统规划与具体实施的关系?
    办公自动化建设是一项高技术、高投入、牵涉面广、周期较长的系统工程，搞好系统规划是必不可少的一个重要环节。但由于信息技术研发和投入应用的周期日见缩短，况且在规划的面上须兼顾地区、单位发展很不平衡的现实，因此在具体操作中，往往是“一年规划，二年实施，三年已落后”，厚厚一本规划从此束之高阁。如何理顺规划与实施的关系并避免出现上述问题呢？我们认为，首先，规划的重点应是现状、应用需求分析，制定切实可行的总体目标和阶段目标，在系统设计上尽可能采用各类国际标准和国家标准，以及如何缩小并平衡不同的发展差距上。特别要注意软、硬件系统不必急于明确选型，要给具体实施留下一定的选择度；第二，规划的时间跨度不宜超过三年，而且就是这三年中也应以“近细远粗”原则设计；第三，规划面当然越小越好操作，但实际上由于各地区、单位技术力量薄弱分散，不利于统一标准和信息直达等因素，作为省一级政府在作总体规划时就不得不一插到底全盘考虑省、地（市）、县（市、区）三级网络。如全面规划实在困难，则宁可选择一个单项作为突破口，如建立全省性的信息采编网或办公业务网等。这样规划相对容易，实施起来也简单易行。第四，具体实施方面，只要规划符合实际、切实可行，可以依据规划分期实现目标。但如果规划面大、发展又不平衡，则应考虑从系统建设的底层做起，比如，首先统一个人办公平台、电子邮件系统等，在此基础上，再统一开发推广通用应用软件系统，随应用水平提高而逐步推广复杂的数据库、GIS等应用项目。此外，因工程的复杂性和实施过程中出现的新情况，对规划作适当调整也应是必要的。?
　
    四、硬件建设与软件投入的关系?
    系统建设的方向一旦确定，以购买设备、安装网络为代表的硬件建设就势在必行了。硬件设备当前是买方市场，一般而言透明度相当高，选择余地也相当宽裕，微机又是当今市场中唯一不断降价的工业产品，铺天盖地的广告“暖风吹得游人醉”，使客户自以为成了“上帝”，心甘情愿地花大把钞票买回一大堆设备。但悲剧也许就从许多单纯可爱的用户以为系统建设就是这么简单而开始，有些单位甚至从规划开始就没考虑软件投入一项，以至网络空转或系统成效很低。尽管这种情况已日见其少，但给办公自动化却平白抹上几道阴影。因此，有必要给后来者敲响几声警钟。我们觉得，系统建设固然少不了硬件建设，但它仅仅是个基础，还缺少软件这一上层建筑。二者关系犹如人的身体与大脑一样，没有大脑指挥，不啻行尸走肉。行内人士常说“三分硬件，七分软件，十二分信息和管理”，也算是一种本质上的关系吧。软件投入从内涵上说一是狭义方面的，指系统软件、应用软件等具体产品购买或开发应用，二是广义方面的，如通过培训、行政协调等手段提高整体开发、应用水平，尤其是提高工作人员掌握现代技能技术的素质，增加经费投入，等等。值得注意的趋势是，软件投入的比重在系统建设中将日益扩大，而硬件则相应缩小。
　
    五、技术发展与行政协调的关系?
    办公自动化领域充满着技术。技术人员常说，如果不抓紧学习新的信息技术知识，一年半载可能就跟不上发展潮流了。而在政府系统的办公自动化建设中，同行见面三句话不离本行，言必称操作系统、软件平台，许多材料文件写出来也都是饱含技术语言或外文缩写，令不少行政领导、外行人感到难以切入。这使政府办公自动化看来是一项纯技术工程，与行政协调无关或关系不大。但十几年的建设经验却告诉我们，离开强有力的行政协调，办公自动化将一事无成。前面说过，政府办公自动化建设的服务对象首先是政府首脑和机关，这是政府系统加强自身建设，提高机关整体管理水平，从而推动决策科学化和宏观调控管理现代化的需要所决定的。因此，政府办公自动化建设和应用的主体应是政府机关工作人员。要使知识结构和文化背景大相径庭的个体，从认识到接受，再到自觉应用办公自动化技能技术，成为具有多种技能技术的办公自动化应用主体，这是一个艰苦的磨合过程。此外，办公自动化建设的具体项目，不论是应用项目的确定，还是需求分析、总体设计、数据标准制定、采集信息数据，等等，每一个环节步骤都少不了行政组织协调，甚至有时对个别惰性较大的单位和个人，还必须采取一定的行政手段动员乃至强迫应用。虽然有点“挥泪斩马稷”的悲壮，但却是屡试不爽的杀手锏。而这些单纯靠技术人员或技术门是难以实现的。办公自动化建设是一项领导工程，“一把手”原则很关键，领导如能率众“亲征”应用自然是最好的榜样，而从领导角度在不同场合多宣传、多要求、多强调、多督查，甚至一两句关键的话，有时都是推动应用高潮的一个超强催化剂。这实际上就是一种最典型、最具成效和影响力的行政协调。总而言之，随着政府办公自动化系统建设的长足发展，技术含量会日益增加，行政协调量也会相伴增加，技术与行政只有“将相和”才能达到理想的彼岸。?

　  六、人、“机”、信息的关系?
    这里的人有两层意义：一个是泛义上的，或迳指人类，另一个是具体意义上的，或指个体的人。从泛义上说，人与“机”都是信息的载体和处理器，但人显然占据主导地位并控制使用处于被动地位的“机”。人同时又是信息的制造者、享用者和控制者。人在三者关系中属最主要、最活跃的因素。但从具体意义上说，这种三角关系却复杂得多。首先是人的主导地位有所下降：随着计算机系统功能的日益强大复杂，卡斯帕罗夫败于“深蓝”计算机，使人脑与“电脑”最终孰胜孰负的论战再起硝烟，尽管卡氏输得不大服气，毕竟露出一丝“廉颇老矣”的无奈。作为人类精英的卡氏尚且如此，何论天下芸芸众生？此外，网络及非网络的信息呈几何级数增长，在泛滥的信息面前，人们显得无所适从。其次是信息的地位日益上升：未来学家声称，下个世纪人类将进入信息社会，谁掌握信息，谁就能在激烈的国际竞争中稳操胜券。这使信息成为下个世纪的战略性问题。信息作为一种可重复利用的资源，与其他一次性资源截然不同，就总量而言，不是越用越少，而是持续增长膨胀。人在信息面前，不啻一粟沧海。面对失衡的“三角”关系，作为具体的人，特别是从事办公自动化和办公厅业务工作的人员，接受挑战、提高自身竞争力和适应能力，这是根本的出路。具体地说，一方面只有不断改变观念、转换头脑，加强学习、培训，不断接受新知识、掌握并利用新技能技术，在日常工作中提高技术含量，才不致落在迅猛发展的信息化进程之后作秋蝉鸣，才不致像东郭先生吹竽，只是追逐外表时髦。另一方面要学会在信息之海中撷取、分析和筛选有价值信息的本领，驾驭信息，驱使信息为我服务。

    七、点与面的发展关系?
    权且定义：点是一个应用单位，面是一个区域的整体。系统建设初期常常遇到这样的情况，在局域网建设和软件应用等方面取得初步成效后，马上会发现许多环节都存在着信息断流的情况，比如文件收发办理，超出办公厅的范围就很难维持自动化处理，甚至从印刷厂把已生成的电脑文本文件收集存储并向有关单位发送都感到有所困难（因为印刷厂仍使用“WS”、“WPS”、方正排版系统，而现在可以在INTRANET或NOTES平台上直接传输“WORD”、“WORDPRO”等格式的文本，乃至多媒体信息）。于是，就平白增添许多重复劳动。这里的问题，一是系统建设的规模效应，网络化只有在空间上达到相当规模时（至少与紧密型业务联系面成正比），信息化、共享化才具备必要的前提。二是网络节点间采用的平台、标准、协议必须一致或可方便地互通互联，否则网络化将非常困难，或者索性是一句空话。我们前些年采用的封闭操作系统主机-终端型网络尽管很实用，但以更宏观的角度衡量，在信息直达上就存在不少困难，至少在信息传输和存储上处处“肠梗阻”。三是点面结合的问题，在规划整个系统时，“点”作为重点当然可以详细讨论设计，但所涉每一环节都必须兼顾到“面”。简言之，点是重点，同时也是系统建设的突破口，面是点辐射所至的范围，同时也是系统建设规模效应的直接体现。仅在点上做文章，就会造就一些信息“孤岛”，但反过来如果只在面上撒撒胡椒面，缺乏点的示范带头作用，则只能是低水平的不断重复。?
　
    八、个案应用与系统集成的关系?
    个案应用，简单的理解就是单项应用问题的解决方案，这是政府系统办公自动化建设开展初期的最实用的办法，如收发文系统、信息管理系统等的开发应用。但随着技术的发展和用户需求的提升，这些单一项目的应用已无法满足实际应用需要，系统集成于是登场亮相，成为当今技术的前沿和应用热门。表现为，一是多媒体功能集成化，微观如在一台586微机上集成音视频、电视接收、电话、传真、动画游戏等功能，宏观上整个系统也从单纯的计算机组合向多媒体系统集成转化；二是系统软件集成，首先是从命令行向窗口化、图标化突变的操作系统出现，从DOS转变为WIN'95、Windows NT等，既简化了安装操作，又可以实现应用上的互操作，其次是基于TCP/IP等协议的INTERNET网得到广泛应用，再其次是万维网（WWW，World Wide Web）三大技术基石:超文本标识语言（HTML，hypertext markup language）、超文本传送协议（HTTP,hypertext transfer protocol）和统一资源定位器（URL，universal resource locator）的出现，加上网络浏览器，如导航者（NAVIGATOR）、探险者（EXPLORER）等，使全球网络寻址和资源共享成为现实；三是应用软件平台集成，如微软公司的OFFICE’97，莲花公司的NOTES等等，把个人应用平台与局域、广域网和全球网的资源应用统一起来。在这些应用开发前提下，系统集成成为近年办公自动化发展的一大热点。国外系统集成公司相继登陆亮相，国内许多公司也纷纷“城头变换大王旗”皈依系统集成。政府楼前，说客盈门，言必称集成，但“不管春夏与秋冬”，我们都要保持清醒的头脑，既不盲目地全盘接受“集成”，又不简单地排斥富有成效的个案应用。
    在处理个案应用和系统集成关系时，最头痛莫过解决时间要求很急迫的个案应用题目，固然个案开发来得快，但这样就得牺牲集成度迁就较低层次的应用。同样头痛，有的系统用一般设计即可完全满足需要，却偏遇上赶时髦集成多媒体的“主儿”。实际上，政府办公厅日常业务有的互相交叉，信息数据互用性强，对领导有着重要的参考辅助价值，不妨作集成考虑；有的可相对独立存在和运行，只求实用即可，索性作个案应用。因此，要从办公厅整体管理的高度出发，以经济财力、技术和应用等要素为坐标系，总体上把握简单实用，适度集成的原则，具体上对信息流量、软件规模、用户接受程度、计算机资源开销、网络瓶颈、维护升级管理等各方面进行综合平衡后决定集成规模和程度，不搞生硬的“拉郎配”。
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    九、共享型资源建设与分散式信息处理的关系?
    所谓共享型资源建设，是指把办公业务过程中产生的所有信息均纳入计算机管理，成为一种可供网络化查询利用（共享）的资源。而分散式信息处理是指依据现行政府机关办公体制和工作流程，由工作人员根据各自的日常业务范围处理办公业务信息的方式。应该说，只有分散式信息处理方式才是数据更新的最佳选择。但这种方式生产出的许多产品（如文稿、资料、报表等），除小部分外，往往只是存在个人计算机里，并不纳入网络存储的范畴。这就产生一对矛盾：资源建设要求所有办公信息均要进入计算机网络，而实际上目前的分散式信息处理方式还不能满足这一基本要求。如果说系统建设的终极目标是一种新型的办公方式，那么网络建设的最终目标就是共享型信息资源，这也是我辈从事办公自动化多年而孜孜不倦、梦寐以求的“化境”。但无论如何，共享型信息资源的建立离不开分散式信息处理。尽管在一些单位为保证信息的完整性而集中数个录入人员专司数据录入，但一方面录入的数据可能只是冰山一角，大量办公决策方面的信息期待着“凤凰涅磐”后的再生，成为真正意义的资源。另一方面，从长远观点看，在政府办公厅（室）设置许多专职录入员并非办公自动化发展的自身要求和目的。再一方面，目前集中或分散的信息处理方式尚未自动化到不需人来干预，归根结底还是以个人和个人电脑作为信息处理单元。 ?
    问题于是归结到分散式信息处理上。以“因特网”为例，正因为有着数量庞大、分散于世界各地的节点计算机，而每个这样的节点计算机存储了大量可供网络用户浏览的信息，从而构成整个“因特网”的共享型信息资源。这是许许多多“信息处理单元”经年劳作、不断更新的结果。与“因特网”相比，我们政府系统在网络化程度、信息资源的基础工作（如标准、规范、数据规模等）、工作人员信息化意识以及对技术技能的掌握等许多方面，特别是在分散式信息处理与建立共享型信息资源的互动关系上，都还存在不小的差距。因此，今后一段时间的资源建设重心应在解决其中的矛盾和问题、强化互动关系方面下苦功夫。?
　
    十、安全保密与信息共享的关系?
    不时在报端看到某国防部或什么绝密信息系统被“黑客”闯入造成不可弥补损失的消息。最近，美国司法部的INTERNET网页又被人肆意篡改，使安全保密再次成为计算机论坛的热门话题。国内方面只是听说银行部门发生过几起计算机数据被不法分子修改而致巨款损失的报道。这些信息提示，“狼来了”！我们必须自始至终把政府办公自动化系统的安全保密问题放在相当重要的地位。但事物都有正反两面：我们有一整套行之有效的行政管理规章和可供选择的技术方案，在筑起“宙斯之盾”的同时，却不断采用开放技术建立政府的办公自动化系统，不断在开放系统平台上建立共享的信息资源，不断呼吁并实践共享信息的美好未来。政府系统有其特殊性，改革开放要求政府行为不断提高透明度，在信息方面体现为共享要求，国家安全则要求政府系统保持清醒的头脑，在信息安全领域做到万无一失。这就使信息共享与安全保密似乎成为一对难以调和的矛盾。如何闯出一条中间道路，做到既共享信息，又安全保密呢？?
    我们认为，首先从指导思想上明确。信息共享是政府办公自动化建设的目标之一，尤其是在系统建设的初期，强调并厉行信息共享对于打破条块分割、推动信息多向流动，提高政府部门间的协调协作水平和政府工作的透明度有着深远的意义。安全保密同样是政府办公自动化建设的目标之一，随着信息资源的不断丰富，网络覆盖面迅速扩大，加上政府工作的特殊性，安全保密问题就会日益突出，成为一项相当重要的日常工作。但对信息共享来说，安全保密是一种手段，或者条件、前提，这无疑是由政府信息既有一定透明度、又有相当封闭性的双重性质所决定的。?
    其次，从行政管理上把握。除建立必要的规章制度和行之有效的机制外，在系统建设不同周期可采取不同的策略，如：初期在信息共享方面可加大力度，安全保密适度跟上；中期具备较丰富资源时，双管齐下，安全保密上似松还紧；成熟期则在安全保密上加大力度，形成外松内紧的运行机制。?
    再次，从技术上提供保障。技术保障的主要原则是有条件、分层次实现安全保密前提下的信息共享。从实际需求看，信息共享方面只要实现网络化，并具有一定规模的信息资源和更新、运行的机制，应该是问题不大的。但安全保密方面就复杂多了，一是要符合安全保密的整个管理体制和要求，如政府系统不能使用国外引进的保密设备，而国内的这类产品看来与政府需求和发展现状还有一定差距；二是要从场所、网络、信道、系统管理、数据库、数据、磁辐射、操作等所有环节把关，采用切实可靠的办法和技术确实做到安全保密。从技术角度看，主要是解决上述所有环节上的技术保障问题。如网络，许多单位采用进口“防火墙（Fire Wall）”，个人认为，作为核心应用网络（不管是基于INTRANET，还是基于NOTES及其他类型），即使使用了世界最为先进的什么“墙”，也无论如何不能考虑与“因特网”互联。如确实需要，宁可单独组建与“因特网”互联的小网。?
    写到这里，“十大关系”都有个交代了，但办公自动化建设的规律显然不是上述十种关系所能全部涵盖的。囿于个人的识见，希望起个抛砖引玉的作用罢了。
 

好！见解独到！好文